Voorwaarden vergaderingen & evenementen

1. Het aanbod van het "Van der Valk Hotel Verviers" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd zonder vooraf schriftelijk te zijn bevestigd door het "Van der Valk Hotel Verviers".

2. De contracten opgesteld door het "Van der Valk Hotel Verviers" zijn uitsluitend gebaseerd op zijn eigen standaard- en specifieke algemene voorwaarden. Elke andere voorwaarde is alleen van toepassing als deze expliciet is geaccepteerd en schriftelijk is bevestigd door het "Van der Valk Hotel Verviers".

1. VOORWAARDEN VAN RESERVERING

2. "Van der Valk Hotel Verviers" behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment opnieuw toe te wijzen, mits "Van der Valk Hotel Verviers" de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en deze herverdeling op geen enkele wijze invloed heeft op de oorspronkelijke eisen van de klant.

3. Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.

4. Als de klant de zaal bezet buiten de periode die in het contract is aangegeven, is hij verplicht een extra bedrag te betalen, dat proportioneel is vastgesteld ten opzichte van de basisprijs en de extra bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te bezetten buiten de periode die in het contract is aangegeven, is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.

5. Elke wijziging ten opzichte van het beoogde gebruik zal automatisch een prijsaanpassing veroorzaken. Elke wijziging in de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt gefactureerd tegen 250 EUR per uur werk en per persoon en kan niet worden gegarandeerd.

6. Het seminariepakket is een prijs per persoon per dag inclusief B.T.W. Elk gebruik van de hoofdvergaderzaal buiten de gecontracteerde uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hotel Verviers" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf overeengekomen.

7. De grootte van de hoofdvergaderruimte of de grootste van de gereserveerde vergaderruimtes hangt direct af van het aantal afgesloten seminariepakketten.

8. De foyers van de vergaderzalen maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.

9. Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van de sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).

10. De klant is verplicht om schriftelijk de menu- en/of buffetkeuzes te bevestigen uiterlijk 7 dagen voor de aanvang van het evenement. Anders zal het menu en/of buffet naar keuze van de Chef zijn.

11. De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke uitrusting van de betreffende ruimte. Elke aanvullende dienst, het leveren van uitrusting die niet is opgenomen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk aanvullend elektrisch systeem op de standaarduitrusting, zal onderworpen zijn aan een aparte prijsopgave en als supplement worden gefactureerd. Elke uitrusting verstrekt door de klant of een van zijn leveranciers moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van het "Van der Valk Hôtel Verviers" op basis van de door de klant ingediende kenmerken, minstens een maand voor het evenement.

12. De IT-behoeften (toegang tot WIFI, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Alle specifieke installatiematerialen die niet in de standaard vergaderzaal zijn inbegrepen, zullen in een aparte offerte worden opgenomen en als extra in rekening worden gebracht.

13. De volledige details van de decoratieprojecten, displays of technische installaties moeten ter goedkeuring vooraf aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor materiaal dat door de klant in het hotel wordt ingebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen zodat de ruimtes in hun oorspronkelijke staat worden achtergelaten, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld.

14. Het is verboden affiches op de muur, de vloer of het plafond aan te brengen met behulp van lijm, nietjes, of op enige andere wijze. De kosten voor het herstellen van schade als gevolg van het niet-naleven van deze regels zijn voor rekening van de klant.

15. De totale kosten voor reparatie of vervanging van het eigendom van het hotel zullen aan de klant worden gefactureerd, ongeacht of de schade direct is veroorzaakt door de klant of door een van zijn onderaannemers of een andere deelnemer.

16. "Van der Valk Hôtel Verviers" kan pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen vóór de datum van het evenement. Om ervoor te zorgen dat het pakket correct wordt ontvangen, is de klant verplicht de volgende informatie op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de evenementenruimte en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden of vóór de gevraagde datum is verzonden, kan worden geweigerd. In geval van levering van waardevol materiaal moet de leverdatum worden overeengekomen voordat de zending plaatsvindt. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van het materiaal na het evenement, binnen een termijn die in overeenstemming met het hotel is vastgesteld. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor materialen die na het evenement in het hotel worden achtergelaten.

17. De klant is op geen enkele manier toegestaan om eten of drinken mee te brengen om te consumeren tijdens het evenement, tenzij voorafgaand schriftelijk overeengekomen met het hotel. In dat geval zal het hotel servicekosten, kurkengeld of een kurkentrekkervergoeding in rekening brengen.

18. De klant is verplicht om in regel te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook in het "Van der Valk Hotel Verviers". Alle kosten die voortvloeien uit de regels van de SABAM zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures in geval van niet-naleving van de regels van de SABAM aan de klant doorsturen. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

19. Op elk moment mag het geluidsniveau op de locatie de hotelgasten of de directe omgeving niet storen. "Van der Valk Hôtel Verviers" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overtreding. De eindtijd van elk evenement is maximaal vastgesteld op 2:00.

20. Om ervoor te zorgen dat er passende regelingen worden getroffen voor elk "gevoelig" of "waardevol" evenement, behoudt "Van der Valk Hotel Verviers" zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen een professionele beveiligingsdienst te voorzien voor de gehele duur van het evenement.

21. De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de lobby van het hotel, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderzalen. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen die op deze locaties en in openbare ruimten in het algemeen plaatsvinden.

22. Het wordt aangeraden om waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of van de receptie te deponeren. Als de klant deze verplichting niet nakomt, wijst "Van der Valk Hôtel Verviers" elke verantwoordelijkheid af met betrekking tot verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen.

23. De klant zal "Van der Valk Hôtel Verviers" schadeloosstellen voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of het niet naleven door de klant of de deelnemers van enige clausule van deze overeenkomst, of als gevolg van enige daad van nalatigheid of enige opzettelijke of onopzettelijke omissie door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk ervoor te zorgen dat zijn onderaannemers voldoen aan de geldende wetgeving op het gebied van sociale wetten.

24. "Van der Valk Hôtel Verviers" kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in geval van overmacht die buiten zijn wil liggen, zoals (niet-limitatieve lijst): overmacht, oorlog, regeringsbesluit, terrorisme, ramp,

25. stakingen, burgerlijke onrust, transportstoringen of transportuitrusting of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten zijn macht.

26. Niets in dit contract zal enige van de partijen het recht geven om de namen, logo's, handelsmerken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten die toebehoren aan de andere partij of haar filialen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig stemt de klant ermee in het logo, het ontwerp en de exacte formulering van de intellectuele eigendom van "Van der Valk Hôtel Verviers" te gebruiken volgens de richtlijn van "Van der Valk Hôtel Verviers".

27. "Van der Valk Hôtel Verviers" behoudt zich het recht voor, zonder voorafgaande kennisgeving of compensatie, om elk contract te annuleren dat in strijd is met de morele waarden of het gedrag, de openbare orde en/of het gepaste gebruik van de ruimtes die ter beschikking zijn gesteld aan de klant.

28. Om ervoor te zorgen dat het evenement goed verloopt, zal de klant "Van der Valk Hôtel Verviers" schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont en dit uiterlijk 2 weken voordat het begint.

29. Inschrijving bij aankomst in het hotel (check-in) is alleen mogelijk vanaf 15.00 uur op de dag van aankomst zoals vermeld in het contract. In geval van aankomst vóór dit tijdstip, zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer ter beschikking te stellen, maar is hiertoe niet verplicht. Een deelnemer die voor dit tijdstip arriveert en zekerheid wil hebben over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om een voorinschrijving te doen de nacht ervoor, waarvoor een extra nacht moet worden betaald. De betaling van de rekening bij vertrek (check-out) vindt officieel plaats om 12.00 uur. Extra kosten kunnen worden aangerekend bij late formaliteiten: een tarief van 50% van de kamerprijs zal worden toegepast voor vertragingen die niet later zijn dan 18.00 uur op de geplande dag.

30. Vervroegd vertrek: Indien de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract voorziene vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om de betaling te eisen, tegen de overeengekomen prijs, van de resterende overnachtingen tot de in het contract voorziene vertrekdag.

31. "Van der Valk Hôtel Verviers" garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant tijdens de duur van het evenement.

32. De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten te garanderen (accommodatie, seminariepakketten, vergaderruimtes, catering, audiovisueel materiaal en diversen). Een voorschot van 75% van het totale gecontracteerde bedrag moet volledig worden betaald na ondertekening van het contract (op de datum die in het contract is vermeld) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd, en moet uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum worden betaald op de rekening van het hotel:

33. Belfius Banque sa // IBAN BE33 068 250 805 146 : - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

34. "Van der Valk Hôtel Verviers" behoudt zich het recht voor om het contract met onmiddellijke ingang te annuleren zodra de kennisgeving schriftelijk (e-mail of post) is verzonden in het geval dat de voorschotten niet op de afgesproken data zijn betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen opnieuw verkocht worden. In het geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hôtel Verviers" de betaling van aanvullende voorschotten eisen in overeenstemming met het bovengenoemde betalingssysteem.

35. "Van der Valk Hôtel Verviers" behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen door te verkopen in het geval dat het contract niet getekend en op elke pagina geparafeerd in zijn geheel wordt geretourneerd op de in het contract vermelde datum.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of de aan het evenement of seminarie gerelateerde diensten, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder specifieke kennisgeving:

1. a) Tot 90 dagen voor de geplande aankomstdatum kan de gehele of een deel van de reservering kosteloos geannuleerd worden.

2. b) Tot 30 dagen vóór de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding ter hoogte van 50% (vijftig) van het bedrag van de annulering.

3. c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voorafgaand aan de voorziene aankomstdatum, is elke annulering automatisch onderworpen aan een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het annulatiebedrag.

4. d) In de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum zal elke annulering, van rechtswege, onderworpen zijn aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het bedrag van de annulering.

Bovendien zijn de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing op de kosten van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en extra's, en niet komen opdagen. De "no shows" en de onverwachte vertrekken worden gefactureerd op basis van het contractueel voorziene kamerblok per dag. Een vergroting van het bevestigd kamerblok na ondertekening van het contract is onderworpen aan de bovenstaande annuleringsvoorwaarden.

Het contract inclusief accommodatie en evenement is onsplitsbaar. De lijst met kamers moet 20 dagen vóór de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onder voorbehoud van de voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de kamerlijst niet volledig ontvangt ten minste 20 dagen vóór aankomst, behoudt het hotel zich het recht voor om de ongebruikte kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringen moeten schriftelijk van de klant worden ontvangen en zullen van kracht worden.

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften moeten worden geannuleerd.

Eindbetaling

De eindbetaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden wij het op prijs stellen als u het contract wilt invullen en een ondertekend exemplaar voor akkoord naar ons wilt retourneren.

De klant heeft kennisgenomen van en accepteert de bijgevoegde voorwaarden, die een integraal onderdeel van het contract vormen, en geeft zijn akkoord.

Bankgegevens Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC-code (Swift): GKCCBEBB

IBAN-code: BE33 068 250 805 146

ALGEMENE VOORWAARDEN

1. Al onze facturen zijn betaalbaar in Euro op het adres van het hotel, contant en zonder korting en moeten worden betaald bij ontvangst ervan, tenzij anders overeengekomen door beide partijen.

2. Wat betreft hun ontvankelijkheid, moeten alle klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal leiden tot een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders vermeld.

3. Indien de factuur niet op de vervaldatum is betaald, is er rechtmatig en automatisch een rente van 1% verschuldigd, zonder voorafgaande kennisgeving. Bij het niet betalen van een factuur op de vervaldatum, wordt het resterende totale bedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd.

4. In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hôtel Verviers" het verschuldigde bedrag met 15% verhogen met een minimum van 400 EUR als forfaitaire boeteclausule. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om alle toekomstige reserveringen onmiddellijk en zonder kosten of schadevergoedingen te annuleren en het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende post - van zijn besluit tot annulering. Zonder dat er voor deze kennisgeving een formele aanmaning nodig is.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om de reserveringen te annuleren via een brief aan de organisator, indien de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerd en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel van Luik de exclusieve jurisdictie heeft om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met dit contract te beslechten.

akkoord.

8. Alle in dit contract vermelde prijzen zijn inclusief BTW. De BTW en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan wijzigingen als gevolg van veranderingen in de lokale wetgeving.

9. De factuur zal worden opgesteld volgens het factuuradres, BTW-nummer en referentie die werden doorgegeven bij de ondertekening van het contract. Indien later een verzoek wordt ingediend bij het hotel om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Verviers" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur aan administratiekosten in rekening te brengen.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de bovengenoemde voorwaarden die integraal in deze overeenkomst zijn opgenomen en hij aanvaardt zich daaraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, de bevoegdheid heeft om deze aan te gaan.