Voorwarden

1.1. Annulaties en vermindering van deelnemers voor evenementen en diensten

* Tot 180 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan worden geannuleerd zonder annulatiekosten.

* Tussen 179 en 90 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 60% (veertig) van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Tussen 89 en 60 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 40% (veertig) van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Tussen 59 en 30 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 30% (dertig) van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Tussen 29 en 15 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 20% (twintig) van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Tussen 14 en 3 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum, kan 5% (vijf) van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Minder dan 3 dagen voor de eerst voorziene aankomstdatum zal een forfaitaire annulatiekost verschuldigd zijn die gelijk is aan 100 (honderd) % van de prijs van het geannuleerde aantal deelnemers of diensten.

1.2. Kamer - annulaties en vermindering van het aantal kamerboekingen

* Tot 90 dagen vòòr de eerst voorziene aankomstdatum, kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan worden geannuleerd zonder annulatiekosten.

* Tussen 89 en 60 dagen vòòr de eerst voorziene aankomstdatum, kan 30% (dertig) van het aantal kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Tussen 59 en 30 dagen vòòr de eerst voorziene aankomstdatum, kan 20% (twintig) van het aantal overblijvende kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen. Van der Valk Hotel Brussels Airport Culliganlaan 4b 1831 Diegem (Brussels) Tel: +32 (0) 2 277 20 00 Fax: +32 (0) 277 20 10 info@brussels.valk.com www.valk.com/brussels BTW nr BE0886789638 Fortis bank rekeningnr. 001-5172374-22 IBAN code BE06 0015 1723 7422 SWIFT/BIC code GEBA BE BB Fortis k.v.K. nr. 886789638

* Tussen 29 en 15 dagen vòòr de eerst voorziene aankomstdatum, kan 10% (tien) van het aantal overblijvende kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden. Deze annulatie-vrijstelling / korting kan niet gecumuleerd worden met één van de bovenstaande of onderstaande annulatie-vrijstelling / kortingen.

* Minder dan 15 dagen vòòr de eerst voorziene aankomstdatum zal een forfaitaire annulatiekosten verschuldigd zijn die gelijk is aan 100 (honderd) % van de prijs van de geannuleerde reservatie(s)

De definitieve deelnemerslijst dient in ieder geval uiterlijk 2 weken voor aankomst, te worden overgemaakt, samen met de lijst zoals voorzien in punt 8.8 in infra

1.3. Kamerreservaties via Individual Call In

Wanneer de kamers via een individual call in form worden gereserveerd, zal de deelnemer zelf garant staan voor zijn kamerreservatie en de betaling ervan.

Indien de klant het volledige evenement annuleert, zal de klant garant staan voor de kamers die in optie werden genomen. In dit geval zijn de annulatievoorwaarden van toepassing zoals vermeld in puntje 1.2 ‘Kamer - annulaties en vermindering van het aantal kamerboekingen’.

1.4. Betaling van de hotelkamers, aanverwanten en / of andere faciliteiten

Indien :

- de klant een activiteit heeft georganiseerd in het hotel van Van der Valk, en hiervoor beroep heeft gedaan op de faciliteiten van Van der Valk (waaronder bijv. ter beschikking stelling van hotelkamers)

- en Van der Valk, op verzoek van de klant, deze faciliteiten / hotelkamers en aanhorigheden individueel heeft gefactureerd aan één of meerdere (door de klant daartoe aangewezen) deelnemers,

dan blijft de klant niettemin samen met de betrokken deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden in betaling aan Van der Valk van alle door de betrokken deelnemers verschuldigde bedragen, zo in hoofdsom, intresten als kosten.

Indien :

- de klant een activiteit heeft georganiseerd in het hotel van Van der Valk, en hiervoor beroep heeft gedaan op de faciliteiten van Van der Valk (waaronder bijv. ter beschikking stelling van hotelkamers)

- waarbij de reservaties individueel en rechtstreeks naar Van der Valk geschieden

- en één (of meerdere) van de deelnemers zijn / haar / hun reservatie annuleert minder als 72uur voor de dag van aankomst en / of niet opdaagt op de voorziene aankomstdatum,

- dan is Van der Valk gerechtigd om om de klant / organisator het volledige geboekte verblijf aan te rekenen, alsmede de betaling te vorderen van alle andere schade en kosten, met inbegrip van deze waar naar wordt verwezen in artikel 1 van deze overeenkomst.

1.5. Verhoging van het aantal deelnemers voor evenementen en diensten

Indien de klant minder dan 14 dagen voor de voorziene datum, Van der Valk informeert omtrent een verhoging van het aantal deelnemers, dan zal het Hotel iedere redelijke inspanning leveren om haar diensten te verlenen aan dit verhoogd aantal, weliswaar zonder dat het Hotel aansprakelijk kan worden gehouden voor de gevolgen, indien zij hier niet of niet volledig in zou slagen.

Het exact aantal deelnemers dient in ieder geval steeds ten laatste drie werkdagen voor het evenement te worden bevestigd. Van der Valk Hotel Brussels Airport Culliganlaan 4b 1831 Diegem (Brussels) Tel: +32 (0) 2 277 20 00 Fax: +32 (0) 277 20 10 info@brussels.valk.com www.valk.com/brussels BTW nr BE0886789638 Fortis bank rekeningnr. 001-5172374-22 IBAN code BE06 0015 1723 7422 SWIFT/BIC code GEBA BE BB Fortis k.v.K. nr. 886789638

1.6. Audio-visuele en EDP uitrusting

Indien Van der Valk aan de klant audio-visuele of EDP-uitrusting ter beschikking stelt, dan is de klant hiervoor verantwoordelijk voor de volledige duur van het evenement. Hierbij zal de klant - bij gebreke aan enige opmerking onmiddellijk na de terbeschikkingstelling ervan - geacht worden deze uitrusting in goede staat van onderhoud en werking te hebben ontvangen.

Indien de klant gebruik maakt van eigen uitrusting en / of uitrusting die hij bij derden heeft betrokken, dan zal de klant (met uitdrukkelijke uitsluiting van Van der Valk) hiervoor verantwoordelijk zijn en blijven, voor de volledige duur van het evenement, en desgevallend dan ook de nodige voorzieningen dienen te treffen om beschadiging, diefstal, enz te vermijden.

De klant dient voorafgaandelijk aan het Hotel kennis te geven van het feit dat hij gebruik wenst te maken van de wanden, de tafels of de vloer van de door hem gereserveerde zaal. Hij zal tevens voorafgaandelijk schriftelijk toelating dienen te vragen aan Van der Valk om posters, tekens, vlaggen of ieder ander advertentiemateriaal te plaatsen.

De klant dient uiterlijk op het einde van het evenement al zijn materialen en uitrusting te verwijderen uit het hotel. Het Hotel zal niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor materiaal / uitrusting dat niet tijdig werd weggehaald.

1.7. Aansprakelijkheid / verzekering

De klant verbindt er zich toe om bij een erkende Belgische verzekeringsonderneming, een verzekering af te sluiten, ter dekking van zijn aansprakelijkheid als organisator tijdens de periode zoals hoger voorzien.

Daarenboven dient de klant, naar zijn deelnemers toe te voorzien, dat deze gehouden zijn om zich behoorlijk te gedragen, overeenkomstig de huisregels van het hotel.

Het is de klant / haar deelnemers hierbij o.m. verboden om de ter beschikking gestelde ruimtes aan te wenden voor bijeenkomsten welke betrekking hebben op extreme ideologiën en / of strekkingen, en / of welke rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve impact zouden kunnen hebben op het normale hotelgebeuren, of de rust van de overige hotelgangers zou kunnen verstoren.

De klant zal in ieder geval samen met zijn deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden zijn om aan Van der Valk iedere schade of hinder te vergoeden, welke door de deelnemers van de klant wordt veroorzaakt . Tevens zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak (zowel in hoofdsom, intresten als kosten) welke lastens Van der Valk zouden worden geformuleerd door één van de andere gasten / cliënten, ingevolge schade / hinder welke zij zouden ondervinden ingevolge het evenement en / of de houding/gedragingen of nalatigheden van de Klant of diens deelnemers.

Het Hotel kan in ieder geval nooit, op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden ingeval van diefstal van of schade aan goederen / objecten / … die door de Klant of diens deelnemers in het hotel worden bewaard.

1.8. Gereserveerde conferentiezalen

De namen van de vergaderzalen, zoals deze staan vermeld in het contract, zijn enkel exemplarisch en geenszins bindend. Het Hotel heeft het recht om ten allen tijde de benaming van de vergaderzalen éénzijdig en vrijblijvend te wijzigen.

Van der Valk dient enkel de Klant hiervan te informeren, en zulks uiterlijk op de dag van aankomst. Van der Valk Hotel Brussels Airport Culliganlaan 4b 1831 Diegem (Brussels) Tel: +32 (0) 2 277 20 00 Fax: +32 (0) 277 20 10 info@brussels.valk.com www.valk.com/brussels BTW nr BE0886789638 Fortis bank rekeningnr. 001-5172374-22 IBAN code BE06 0015 1723 7422 SWIFT/BIC code GEBA BE BB Fortis k.v.K. nr. 886789638

1.9. Lijst van de kamers

De klant dient uiterlijk 14 dagen voor de voorziene aankomstdatum aan Van der Valk een gedetailleerde lijst over te maken, met de vermelding per kamer van de volgende gegevens : de bezetting (enkel,dubbel, enz), de naam van de coördinaten van de desbetreffende deelnemer (s) (te weten : naam; voornaam, geslacht, adres, nationaliteit), alsmede (in geval van individuele betaling) een geldig kredietkaartnummer.

1.10. Check-in/Check-out kamers

Check-in zal mogelijk zijn vanaf 15.00 uur op de aankomstdatum. Indien de klant / diens deelnemer aankomt voor dit tijdstip, zal Van der Valk naar best vermogen en vrijblijvend trachten om de kamer vroeger ter beschikking stellen, zonder dat zij daartoe echter gehouden kan worden.

Indien de klant / diens deelnemer de zekerheid wenst om toch voor 15.00 uur over zijn kamer te kunnen beschikken, dan is zulks enkel mogelijk indien de klant / deelnemer een pre-registratie doet : dit houdt in dat de voorafgaande nacht dient geboekt te worden aan de normaal geldende tarieven.

De offciële check-out tijd is 11.00 uur. In geval van laattijdige check-out en / of bij verlengingen tot 18.00 uur zal een bijkomende kostprijs verschuldigd zijn gelijk aan het halve dag tarief voor de betrokken kamer. Daarenboven zal de mogelijkheid tot verlenging steeds afhankelijk zijn van de gebeurlijke beschikbaarheid van de kamer en kan deze geenszins worden gegarandeerd.

1.11. Voortijdig vertrek

Indien de klant beslist het evenement voortijdig te beëindigen, en / of indien de klant / een deelnemer beslist om de vergaderzalen en / of het hotel te verlaten voor het verstrijken van de geboekte vertrekdatum, dan is Van der Valk gerechtigd om de resterend voorziene / geboekte dagen en / of overnachtingen, incl. de gereserveerde faciliteiten / aanhorigheden, integraal aan te rekenen tegen het contractueel overeengekomen tarief .

1.12. Tijdschema

De klant verbindt er zich uitdrukkelijk toe om zijn evenement te starten en te beëindigen binnen de daartoe contractueel voorziene tijdstippen. Van der Valk is gerechtigd om alle supplementaire uren of andere uitgaven welke het gevolg zijn van het niet respecteren van dit tijdschema, aan te rekenen aan de klant, welke dit aanvaardt.

1.13. Keuze van het menu

De uiteindelijke keuze van het menu en van het progamma dient ten laatste tien dagen voor het evenement aan Van der Valk te worden medegedeeld. Indien de keuze van het menu door de klant niet werd bevestigd aan Van der Valk binnen die tijd, is Van der Valk gerechtigd om zelf een menukeuze te maken teneinde een optimale voorbereiding van het evenement te kunnen garanderen.

Indien de klant minder dan zeven dagen voor het evenement, wijzigingen zou doorvoeren in haar keuze van het menu, dan zal Van der Valk (indien zij er ook in zou slagen om het gewijzigde menu te leveren) de bijkomende kosten die ingevolge deze laattijdige keuze zouden worden veroorzaakt, hiervan mogen aanrekenen aan de klant.

1.14. Bijkomende verzoeken

Teneinde Van der Valk toe te laten om een maximale service te verlenen, dienen alle bijkomende verzoeken reeds te worden vermeld op onderhavig, door de klant ondertekend document.

Enkel die specifieke verzoeken, waaraan Van der Valk aansluitend schriftelijk haar uitdrukkelijk akkoord hecht, zullen deel uitmaken van onderhavige overeenkomst en de verplichtingen van Van der Valk. Van der Valk Hotel Brussels Airport Culliganlaan 4b 1831 Diegem (Brussels) Tel: +32 (0) 2 277 20 00 Fax: +32 (0) 277 20 10 info@brussels.valk.com www.valk.com/brussels BTW nr BE0886789638 Fortis bank rekeningnr. 001-5172374-22 IBAN code BE06 0015 1723 7422 SWIFT/BIC code GEBA BE BB Fortis k.v.K. nr. 886789638

1.15. Diverse

Onderhavige reservatie-overeenkomst komt slechts tot stand na aanvaarding en dus ondertekening ervan, door Van der Valk.

Zolang zulks niet is geschied, zal Van der Valk op geen enkel vlak gebonden zijn tov. de klant en / of diens deelnemers, en zal Van der Valk dan ook het recht hebben om het evenement als onbestaande te beschouwen en alle door de klant beoogde kamers en/of ruimtes vrij te geven en / of ter beschikking te stellen aan derden.

De klant heeft dan ook geen enkel recht op ook maar enige dienstverlening van Van der Valk tot op het ogenblik dat er een definitieve overeenkomst is ondertekend en overhandigd aan beide partijen.

Na ondertekening, en dus aanvaarding door Van der Valk, zullen alle verbintenissen tussen partijen uitsluitend door deze overeenkomst worden beheerst, waarbij deze alle voorgaande afspraken tussen partijen zal vervangen.

Alle wijzigingen of aanvullingen aan dit contract dienen uitsluitend schriftelijk te geschieden, en door beiden partijen aanvaard.

Mondelinge overeenkomsten zullen als niet geldig en onbestaande worden beschouwd.

De organisator is zich ten volle bewust van de bovenvermelde voorwaarden, die intergraal deel uitmaken van het contract, en aanvaardt deze na te leven.

1.16. Ontbinding / schadevergoeding

Van der Valk heeft het recht om deze overeenkomst te ontbinden door een eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan de klant, organisator, in geval de bovenvermelde voorwaarden niet werden gerespecteerd door de klant. Alsdan zal deze laatste aan Van der Valk een schadevergoeding verschuldigd zijn gelijk aan 50 % van de bedragen welke door de klant zouden verschuldigd zijn geweest, indien de overeenkomst niet zou zijn ontbonden.

Wanneer Van der Valk mocht vaststellen dat zij de kamers / vergaderzalen / faciliteiten zoals deze werden gereserveerd door de klant en door Van der Valk werden aanvaard, niet kan leveren op de daartoe voorziene tijdstip, dan dient Van der Valk dit feit zo snel mogelijk aan de klant te melden. Alsdan zal Van der Valk enkel en alleen gehouden zijn om in gelijk(w)aardige kamers en faciliteiten te voorzien voor de klant, en zulks in het dichtstbijzijnde gelijkwaardige hotel, waarbij Van der Valk enkel gehouden zal zijn om aan de klant het gebeurlijk prijsverschil te vergoeden, met uitdrukkelijke uitsluiting van iedere andere schadevergoeding of kost.

Indien Van der Valk aan het in de vorige paragraaf vermelde tegemoetkomt, dan zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak welke gebeurlijk door de deelnemers van de klant zou worden geformuleerd lastens Van der Valk, ingevolge het niet ter beschikking stellen door deze laatste van de voorziene kamers / vergaderzalen / faciliteiten.

1.17. Bevoegdheid / wetgeving

Onderhavige overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische Recht.

Ieder geschil aangaande haar geldigheid, interpretatie, uitvoering van de overeenkomst, of facturatie in uitvoering hiervan behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van Brussel en in gebeurlijk geval van de Vrederechter van het 1ste kanton aldaar.