1. Nos factures sont payables dès réception et sans remise. L'octroi éventuel de termes, de délais de paiement ou l'échange n'opère ni novation ni dérogation aux présentes conditions générales. Les frais de paiement et taxes sont toujours à charge du client.
2. Toute facture émise par l'Hotel Van Der Valk Verviers est considérée comme définitivement acceptée par le client si elle n'a pas fait l'objet d'une contestation motivée par lettre recommandée dans les huit jours après émission de la facture.
3. Toute facture impayée à sa date d'échéance ('invoice due') sera de plein droit et sans mise en demeure majorée de 15% avec un minimum de 100 EUR à titre de clause pénale forfaitaire. De plus, un intérêt de 1% par mois sera du à compter de 15 jours après la date échéance.
4. Toutes contestations relatives à nos factures seront de la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Verviers et de la Justice de Paix de Verviers.

 

Paiement final

Le paiement final doit être réglé dès réception de la facture. Afin de confirmer définitivement la réservation, nous vous saurions gré de bien vouloir compléter le contrat et de nous retourner une copie dûment signée pour accord.

Le client a pris connaissance et accepte les conditions ci-jointes, qui font partie intégrale du contrat et y donne son accord. 

Données bancaires Hôtel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Bruxelles Belgique

BIC Code (Swift) : GKCCBEBB

IBAN Code : BE33068250805146

 

FORMATION DU CONTRAT - MISE EN APPLICATION

 

1. L'offre du " Van der Valk Hôtel Verviers " doit être confirmée par écrit. Une commande ne peut être tenue pour définitive sans avoir été confirmée par écrit au préalable par le " Van der Valk Hôtel Verviers ".
2. Les contrats dressés par le "Van der Valk Hôtel Verviers", sont basés uniquement sur ses propres conditions générales standards et spécifiques. Toute autre condition n'est applicable que si explicitement acceptée et confirmée par écrit par le "Van der Valk Hôtel Verviers " 

CONDITIONS DE RESERVATION

1. " Van der Valk Hôtel Verviers " se réserve le droit de réattribuer l'espace de réunion à tout moment, à condition que " Van der Valk Hôtel Verviers " en informe le client auparavant et que cette réattribution n'influe en rien sur les exigences originales du client.
2. L'utilisation des salles est strictement limitée aux activités prévues sur le formulaire de réservation.
3. Si le client occupe la salle en dehors de la période stipulée sur le contrat, il est tenu de payer un montant additionnel, fixé proportionnellement au prix de base et à la période d'occupation additionnelle. La possibilité d'occuper la salle en dehors de la période stipulée sur le contrat est selon disponibilité et peut être refusée par l'hôtel.
4. Tout changement par rapport à l'utilisation prévue provoquera automatiquement un ajustement des prix. Tout changement de mise en place de la salle le jour de l'évènement sera facturé 250 EUR par heure de travail et par personne et ne peut être garanti.
5. Le forfait séminaire est un prix par personne par jourT.V.AC. Toute utilisation de la salle de réunion principale en dehors des horaires contractés doit être approuvée par "Van der Valk Hôtel Verviers" et peut engendrer des frais additionnels, sauf accord préalable.
6. La taille de la salle de réunion principale ou de la plus grande des salles de réunion réservée dépend directement du nombre de forfaits séminaire contracté.
7. Les foyers des salles de réunion sont partie intégrante des espaces publics de l'hôtel, et peuvent dès lors être partagés avec d'autres clients.
8. Tous les buffets sont servis pour un minimum de 30 personnes facturées, à l'exception des buffets sandwiches (minimum de 10 personnes).
9. Le client est tenu de confirmer par écrit les choix de menu et/ou buffet au plus tard 7 jours avant le début de l'évènement. Dans le cas contraire le menu et/ou buffet sera au choix du Chef.
10. L'équipement de l'espace de réunion loué inclut les systèmes fixes ainsi que l'équipement particulier à l'espace en question. Tout service additionnel, la fourniture d'équipement non incluse dans l'équipement standard de la salle, ou tout système électrique complémentaire à l'équipement standard fera l'objet d'une offre de prix séparée et sera facturé comme supplément. Tout équipement fourni par le client ou un de ses fournisseurs doit être au préalable approuvé par les services techniques du "Van der Valk Hôtel Verviers" sur la base des caractéristiques soumises par le client au moins un mois avant l'événement.

11.Les besoins en informatique (accès WI FI, VPN) doivent être soumis pour approbation au plus tard 1 mois avant l'évènement par écrit. Tout équipement d'installation spécifique non inclus dans la salle de réunion standard fera l'objet d'une offre de prix séparée et sera facturé en complément.

1. Les détails complets des projets de décoration, d'affichage ou d'installation technique doivent être soumis à l'hôtel pour approbation préalable. L'hôtel décline toute responsabilité quant au matériel introduit dans l'hôtel par le client. A la fin de l'évènement, le client s'engage à enlever toutes ses installations à ses propres frais de sorte que les lieux soient laissés dans leur

état original, dans un délai fixé en accord avec l'hôtel.

1. Il est interdit d'appliquer des affiches sur le mur, le sol ou le plafond au moyen de colle, d'agrafes ou de toute autre manière. Les coûts de réparation des dommages résultant du non-respect de ces règles seront à charge du client.
2. La totalité des coûts de réparation ou de remplacement de la propriété de l'hôtel sera facturée au client, que les dommages aient été provoqués directement par le client ou par un de ses sous-traitants ou tout autre participant.
3. "Van der Valk Hôtel Verviers" peut recevoir les colis du client à partir de 3 jours ouvrables avant la date de l'évènement. Pour assurer la bonne réception du colis, le client est tenu d'apposer les informations suivantes sur le colis, le nom de l'évènement et de l'organisateur, le nom de la personne de contact du service commercial, le nom et l'adresse de l'hôtel, la date de l'évènement, le nom de la salle de l'évènement et le nombre de colis livrés. Tout colis ne respectant pas les conditions précédentes ou envoyé avant la date demandée pourra être refusé. En cas de livraison de matériel de valeur, la date de livraison doit être convenue avant

l'envoi. Le client est responsable pour la reprise et l'envoi du matériel après l'évènement, dans un délai fixé en accord avec l'hôtel.

L'hôtel décline toute responsabilité quant au matériel laissé dans l'hôtel après l'évènement.

1. Le client n'est en aucune manière autorisé à apporter de la nourriture ou des boissons à consommer durant l'évènement, sauf accord préalable et écrit convenu avec l'hôtel. Dans ce cas, des frais de service, un droit de bouche ou un droit de bouchon seront réclamés par l'hôtel.
2. Le client est tenu d'être en règle envers la Société Belge des Auteurs, Compositeurs et Editeurs (SABAM) lors de l'utilisation de musique de toute nature au sein du "Van der Valk Hôtel Verviers" Tous les frais liés aux règles de la SABAM sont à charge du client. L'hôtel transmettra au client toutes les correspondances liées aux procédures légales en cas de non-respect des règles de la SABAM. Le numéro de téléphone de contact de la SABAM est le 32 2 286 82 11.
3. À tout moment, le niveau de bruit sur les lieux ne pourra pas déranger la clientèle de l'hôtel ou le voisinage immédiat "Van der Valk Hôtel Verviers" se réserve le droit de limiter le niveau sonore en cas d'excès. L'heure de fin de chaque évènement est fixée, au maximum, à 2:00.
4. Afin de s'assurer que des arrangements appropriés soient pris pour tout évènement "sensible" ou "de grande valeur", "Van der Valk Hôtel Verviers" se réserve le droit d'exiger au signataire de fournir un service de sécurité professionnel pour toute la durée de l'évènement.
5. Le client sera informé, et il est de sa responsabilité d'informer les participants, qu'il n'est pas permis de laisser des effets personnels sans surveillance, ni dans le lobby de l'hôtel, ni dans le restaurant, ni dans les couloirs et les salles de réunions. L'hôtel ne pourra être tenu responsable du vol ou de la disparition d'effets personnels se produisant dans ces endroits et dans les lieux publics en général.
6. Il est conseillé de déposer les objets de valeur dans le coffre-fort de la chambre ou de la réception. Si le client manque d'observer cette obligation, "Van der Valk Hôtel Verviers" décline toute responsabilité quant à la perte ou vol d'objets de valeur.
7. Le client indemnisera "Van der Valk Hôtel Verviers" pour tous dommages, réclamations, poursuites, responsabilités, jugements, coûts et frais, soit sur base du contrat, soit par conséquence d'un acte délictuel ou encore du non-respect par le client ou les participants de toute clause de cet accord, ou encore par conséquence de tout acte de négligence ou toute omission volontaire ou involontaire par le client, tous les participants ou son personnel, ses agents ou ses sous-traitants. Le client a la responsabilité de s'assurer que ses sous-traitants respectent la législation en vigueur en matière de lois sociales.
8. " Van der Valk Hôtel Verviers " ne pourra être tenu responsable de manquer à ses engagements pour les cas de force majeure indépendants de sa volonté tels que (liste non exhaustive) : force majeure, guerre, décision gouvernementale, terrorisme, désastre,

grèves, désordre civil, défaillance de transport ou d'équipements de transport ou toute autre urgence ou évènement indépendant de sa volonté.

1. Rien dans ce contrat ne donnera à aucune des parties le droit d'utiliser les noms, logos, marques déposées, copyrights ou d'autres droits de propriété industrielle ou intellectuelle appartenant à l'autre partie ou à ses filiales sans assentiment préalable de l'autre partie. En conséquence, le client accepte d'employer le logo, le design, et le phrasé exacts de la propriété intellectuelle des "Van der Valk Hôtel Verviers " selon la directive des " Van der Valk Hôtel Verviers "
2. " Van der Valk Hôtel Verviers" se réserve le droit sans notification préalable ou dédommagement, d'annuler tout contrat violant les valeurs morales ou de conduite, l'ordre public et/ou l'usage approprié des espaces mis à la disposition du client.
3. Afin d'assurer le bon déroulement de l'évènement, le client informera par écrit " Van der Valk Hôtel Verviers " quant au nombre exact de personnes assistant à l'évènement et ce au plus tard 2 semaines avant qu'il ne commence.
4. L'inscription à l'arrivée à l'hôtel (check-in) ne sera possible qu'à partir de 15h00 le jour de l'arrivée prévu au contrat. En cas d'arrivée avant cette heure, l'hôtel fera le maximum pour mettre la chambre à disposition mais n'est pas tenu à une obligation de

résultat. Un participant, arrivant avant cette heure et voulant avoir la certitude quant à la disposition de la chambre à son arrivée, a la possibilité d'effectuer un pré-enregistrement la nuit précédente à charge de payer une nuit supplémentaire. Le règlement de la

note au départ (check-out) s'effectue officiellement à 12h00.

Des frais supplémentaires peuvent être réclamés en cas de formalité tardive : un taux de 50% du prix de la chambre sera appliqué pour les retards ne dépassant pas 18h00 le jour prévu.

1. Départ anticipé : Si le participant décide de quitter l'hôtel avant la date de départ prévue au contrat, l'hôtel se réserve le droit de réclamer le paiement, au prix conventionnel, des nuits restantes dues jusqu'au jour de départ prévu au contrat.
2. " Van der Valk Hôtel Verviers " ne garantit pas l'absence de concurrents du client pendant la durée de l'évènement.
3. Les conditions de paiement anticipé (acomptes) suivantes sont d'application afin de garantir les services contractés (hébergement, forfaits séminaire, salles de réunion, restauration, matériel audiovisuel et divers). Un acompte de 75% du montant

total contracté doit être versé dans son intégralité après signature du contrat (à la date stipulée sur le contrat) et un prépaiement total de l'évènement peut être demandé, et doit être payé au plus tard 10 jours avant la date d'arrivée, sur le compte de l'hôtel :

Belfius Banque sa // IBAN: BE33068250805146 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

1. " Van der Valk Hôtel Verviers " se réserve le droit d'annuler le contrat avec effet immédiat dès l'envoi de la notification par écrit (mail ou courrier) dans le cas où les acomptes ne sont pas payés aux dates prévues. Dans ce cas, les chambres et les salles de réunion réservées pourront être revendues. Dans le cas d'une augmentation du montant contracté, "Van der Valk Hôtel Verviers" pourra exiger le paiement d'acomptes supplémentaires conformément au schéma de paiement établi ci-dessus.
2. " Van der Valk Hôtel Verviers " réserve le droit de revendre les chambres et les salles de réunion dans le cas où le contrat n'est pas retourné signer, et paraphé à chaque page, dans sa totalité à la date mentionnée dans le contrat.

 CONDITIONS D'ANNULATIONS

En cas d'annulation ou de réduction de l'hébergement et/ou des services liés à l'évènement ou au séminaire, l'hôtel se réserve le droit d'appliquer les conditions suivantes, en plein droit et sans notification particulière :

1. a) Jusqu'a 90 jours avant la date d'arrivée prévue, l'ensemble ou partie de la réservation peut être annulé(e) sans indemnité.
2. b) Jusqu'à 30 jours avant la date d'arrivée prévue, toute annulation sera sujette, de plein droit, au paiement d'une indemnité forfaitaire égale à 50% (cinquante) du montant de l'annulation.
3. c) Dans les 30 jours et jusque 3 jours ouvrables précédant la date d'arrivée prévue, toute annulation sera sujette, de plein droit, au paiement d'une indemnité forfaitaire égale à 75% (septante-cinq) du montant de l'annulation.
4. d) Dans les 3 jours ouvrables précédant la date d'arrivée prévue, toute annulation sera sujette, de plein droit, au paiement d'une indemnité forfaitaire égale à 100% (cent) du montant de l'annulation.

En outre, les conditions d'annulations susmentionnées et toutes autres conditions de cette convention, seront aussi appliquées aux dépenses de l'organisateur lorsque les participants sont responsables du paiement de leur chambre, petit déjeuner et suppléments, et ne se présentent pas. Les "no shows" et les départs imprévus seront facturés sur la base du bloc de chambres prévu contractuellement au jour le jour. Une augmentation du bloc de chambres confirmée après la signature du contrat est sujette aux conditions d'annulations reprises ci-dessus.

 Le contrat incluant hébergement et évènement est indivisible. La liste de chambres doit être envoyée à l'hôtel 20 jours avant la date d'arrivée. Cette liste devra spécifier le nombre total de chambres par nuit et le nom des logeants. Des chambres additionnelles peuvent être demandées par écrit et leur disponibilité est sujette à l'accord préalable de l'hôtel. Si l'hôtel ne reçoit pas la liste de chambres intégralement au plus tard 20 jours avant l'arrivée, l'hôtel se réserve le droit de relâcher les chambres non prises, et de facturer des frais d'annulation. Tous les avis d'annulation doivent être reçus par écrit de la part du client et ils entreront en vigueur

dès la date de réception par l'hôtel. La confirmation écrite d'annulation doit mentionner clairement quels besoins en chambres et en évènements doivent être annulés.

CONDITIONS GENERALES

1. Toutes nos factures sont payables en Euro à l'adresse de l'hôtel au comptant et sans escompte et doivent être payées dès réception de celles-ci.

2.Quant à leur admissibilité, toutes les plaintes au sujet des factures doivent être déposées par écrit dans les 7 jours suivant la date de la facture. Une annulation totale de la section « chambres » entrainera une annulation complète de la section « événement », sauf si stipulé autrement.

1. Si la facture n'a pas été payée à l'échéance, un intérêt de 1% sera dû légitimement et automatiquement, sans préavis. En l'absence de paiement de toute facture à date d'échéance, le montant total restant sera dû automatiquement et sans préavis.
2. Dans le cas où le client ne paie pas la facture due, "Van der Valk Hôtel Verviers" augmentera de 15% le montant dû avec un minimum de 100 EUR à titre de clause pénale forfaitaire. Dans un tel cas, l'hôtel se réserve le droit d'annuler dans l'immédiat toute réservation future sans coût, ni indemnités, et de résilier le contrat avec effet immédiat à partir de l'avis - envoyé par courrier

recommandé - de sa décision d'annulation. Sans qu'il n'y ait eu nécessité d'envoyer une notification formelle avant cet avis.

1. L'hôtel se réserve le droit d'annuler les réservations par lettre adressée à l'organisateur, dans le cas où les conditions susmentionnées de la présente convention ne sont pas respectées par lui.
2. Cette convention est valide seulement si elle a été signée par le client et acceptée par l'hôtel.
3. Ce contrat est dirigé et doit être interprété conformément à la loi belge. Les parties reconnaissent irrévocablement, que le Tribunal du Commerce de Liège aura la juridiction exclusive pour résoudre toute discussion provenant de ou en rapport avec cet

accord.

1. Tous les prix mentionnés dans ce contrat incluent la TVA. La TVA et autres taxes peuvent être sujettes à changement découlant de modifications de la législation locale.
2. La facture sera éditée selon l'adresse de facturation, n° de TVA et référence qui auront été communiqués à la signature du contrat. Si, par la suite, une demande est émise auprès de l'hôtel pour modifier ces données, "Van der Valk Hôtel Verviers" seréserve le droit de facture 50.00 EUR supplémentaires par facture pour frais administratifs.

L'attention de l'organisateur a été pleinement attirée sur les conditions susmentionnées qui sont intégralement incluses dans la présente convention et il accepte de s'y conformer.

L'organisateur confirme que la personne qui signe la présente convention a les pouvoirs pour l'engager.

Cette convention n'est valable que dûment signée et renvoyée à l'hôtel.

The Uniform Conditions for the Hotel and Catering Industry

Les conditions uniformes pour l’industrie hôtelière Les CUIHR sont enregistrées auprès du Tribunal de district et de la Chambre de Commerce et d'Industrie de La Haye. Pour plus d'informations, rendez-vous sur  khn.nl/uvh-en